RODO

RODO — Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych — zwane dalej „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych przez AGRENA Sp. z o.o.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest:

AGRENA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Łące Prudnickiej,
ul. Różana 1, 48-200 Prudnik,
NIP: 7551942552;
REGON: 527468212,
KRS: 0001081835

Akta rejestrowe znajdują się w Sądzie Rejonowym w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

Kontakt z Administratorem we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych:

• e-mail: biuro@agrena.pl
• telefon: +48 537 161 438 (Damian Skoczeń) lub +48 502 005 423 (Wojciech Bieszczad)
• adres korespondencyjny: ul. Różana 1, Łąka Prudnicka, 48-200 Prudnik

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie zachodzą okoliczności wymagające jego powołania na podstawie art. 37 RODO.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. zawarcie i wykonanie umowy handlowej (w tym prowadzenie negocjacji w celu zawarcia umowy, sporządzanie ofert, fakturowanie, organizacja odbioru towaru, rozliczenia płatności, obsługa reklamacji) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy;
2. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z ustawy o rachunkowości, przepisów prawa podatkowego (m.in. ustawy o podatku od towarów i usług), przepisów regulujących obrót towarami rolnymi oraz wymagań systemów certyfikacji GMP+ FSA i KZRiNG (w zakresie identyfikacji dostawców i identyfikowalności surowca) podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami, zabezpieczenie dokumentacji handlowej w celach dowodowych, prowadzenie marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług (w tym przesyłanie tygodniowego raportu rynkowego) oraz zarządzanie relacjami z kontrahentami podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4. przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną oraz prowadzenie marketingu z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych
   podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą), w związku z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. — Prawo telekomunikacyjne.

3. Kategorie przetwarzanych danych

Administrator przetwarza następujące kategorie Państwa danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS, numer w rejestrze gospodarstw rolnych
• dane kontaktowe: adres siedziby firmy lub gospodarstwa, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu
• dane handlowe: informacje o oferowanym towarze (rodzaj, ilość, parametry jakościowe), warunki handlowe, historia transakcji
• dane bankowe: numer rachunku bankowego (w zakresie niezbędnym do realizacji płatności)
• dane podatkowe: status podatkowy (czynny podatnik VAT lub rolnik ryczałtowy), oświadczenia podatkowe
• dane wynikające z certyfikacji: informacje wymagane standardami GMP+ FSA oraz KZRiNG

Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO).

4. Źródło danych

Państwa dane osobowe Administrator pozyskuje:

• bezpośrednio od Państwa — podczas pierwszego kontaktu, w trakcie negocjacji, przy zawieraniu umowy, przy realizacji transakcji
• z publicznie dostępnych rejestrów (Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Centralna Ewidencja i Informacja o Podatnikach VAT — tzw. „biała lista”)
• od kontrahentów Administratora — w zakresie danych osób wskazanych jako osoby do kontaktu po stronie kontrahenta
• ze źródeł komercyjnych baz danych branżowych (np. bazy producentów rolnych), gdy jest to zgodne z prawem i niezbędne do nawiązania kontaktu handlowego

5. Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• dane zebrane w celu zawarcia umowy — przez okres negocjowania postanowień umowy oraz, jeżeli umowa nie została zawarta, przez okres 5 lat od chwili ostatniego kontaktu w sprawie zawarcia tej umowy
• dane zebrane w celu wykonania i rozliczenia umowy — do końca okresu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z tej umowy lub do końca okresu przedawnienia należności publicznoprawnych (w szczególności podatkowych, co do zasady przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) — w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy
• dane przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub cofnięcia zgody (jeżeli przetwarzanie odbywało się na podstawie zgody)
• dane wymagane przepisami dotyczącymi certyfikacji jakościowej GMP+ FSA oraz KZRiNG — przez okres wymagany przez te standardy certyfikacji

Po upływie okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

6. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania:

• podmiotom świadczącym usługi informatyczne (hosting serwera, obsługa poczty elektronicznej, narzędzia analityczne)
• podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe
• podmiotom świadczącym usługi prawne
• bankom — w zakresie realizacji płatności
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim
• przedsiębiorstwom transportowym — w zakresie realizacji odbioru towaru z gospodarstwa
• kontrahentom handlowym Administratora (młyny, tłocznie, zakłady przetwórcze, eksporterzy) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji łańcuchowych
• jednostkom certyfikującym i kontrolnym w zakresie certyfikacji GMP+ FSA oraz KZRiNG
• organom państwowym, sądom, organom ścigania i organom administracji publicznej — na podstawie i w zakresie określonym właściwymi przepisami prawa

Wszystkie podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych w jego imieniu, są związane umowami powierzenia przetwarzania zawartymi zgodnie z art. 28 RODO.

Państwa dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługują Państwu następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce — uzyskania dostępu do tych danych oraz informacji o przetwarzaniu;
2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo żądania niezwłocznego sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
3. prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) — prawo żądania niezwłocznego usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w RODO;
5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo żądania przesłania tych danych innemu administratorowi;
6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) — prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym przeciwko marketingowi bezpośredniemu;
7. prawo cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — w przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem: biuro@agrena.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek niezbędny do:

• zawarcia i wykonania umowy handlowej z Administratorem
• wystawienia faktury i rozliczenia transakcji
• realizacji obowiązków wynikających z systemów certyfikacji GMP+ FSA i KZRiNG
• otrzymywania informacji handlowych drogą elektroniczną (na podstawie udzielonej zgody)

Niepodanie danych w powyższych przypadkach może uniemożliwić nawiązanie współpracy handlowej.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa Państwa danych osobowych poprzez stosowanie środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do rodzaju przetwarzanych danych i ryzyka ich przetwarzania, w tym w szczególności:

• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych przez Administratora
• zabezpieczenie systemów informatycznych hasłami i uwierzytelnianiem
• szyfrowanie nośników danych i komunikacji elektronicznej
• regularne tworzenie kopii zapasowych
• stosowanie oprogramowania antywirusowego oraz firewall
• fizyczne zabezpieczenie pomieszczeń, w których przetwarzane są dane
• szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych
• regularne aktualizowanie stosowanych zabezpieczeń

Szczegółowe zasady bezpieczeństwa zawarte są w Polityce bezpieczeństwa informacji obowiązującej u Administratora.

11. Zmiany klauzuli informacyjnej

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej klauzuli informacyjnej w przypadku zmian przepisów prawa lub zmian w sposobie przetwarzania danych. Aktualna wersja klauzuli jest zawsze dostępna pod adresem agrena.pl/rodo.